Toda empresa precisa de áreas de apoio, de suporte, que ajudem na administração e organização da sociedade, liberando as áreas de negócio para o bom desempenho de suas atividades fins, que estão relacionadas com o propósito da sociedade, de modo a entregar o melhor produto ou serviço.

Os escritórios de advocacia mais organizados já descobriram a importância e necessidade de se ter áreas administrativas bem constituídas e ajustadas ao seu tamanho e objetivo. Esta percepção e implantação vem obrigando aqueles escritórios que não davam a devida importância para estas áreas a também se organizarem, sob o risco de não conseguirem competir no mercado jurídico com competência e eficiência.

As áreas administrativas devem estar alinhadas com a estratégia do escritório, devem entender o que o escritório se propõem a ser e dar o apoio necessário para o alcance desta estratégia.

A administração do escritório, de maneira geral, deve dar suporte nas seguintes esferas: recursos humanos; finanças; marketing e relacionamento; tecnologia da informação e infraestrutura. Dependendo do porte do escritório, cada uma das matérias pode representar um departamento, uma gerência, mas não necessariamente. Se o escritório for uma sociedade de menor porte, estas esferas podem estar agrupadas abaixo de uma estrutura mais enxuta.

O importante é que todas elas, de alguma forma, façam parte da estrutura de suporte e apoio ao escritório.

Para que se possa extrair a maior eficiência das áreas administrativas, além de profissionais competentes, bem treinados e orientados, é essencial o alinhamento estratégico com o propósito da sociedade.

As áreas de negócio do escritório, as práticas jurídicas propriamente ditas, têm que sentir confiança e saber que podem contar com o apoio administrativo. Apoio este, que podemos subdividir em estratégico e operacional.

Quando falamos em apoio estratégico, esperamos que as áreas administrativas possam dar suporte da seguinte forma:

Em recursos humanos, prover o escritório com a contratação dos melhores profissionais para as posições desejadas, orientando os funcionários das práticas jurídicas na construção do perfil adequado, seja nos aspectos técnicos da posição, como também, comportamentais.

Por exemplo, se a estratégia do escritório é crescer rapidamente, vai demandar profissionais de perfil mais ambicioso, mais ousado, que goste de desafios e conquistas.

Em tecnologia da informação, ajudar o escritório a encontrar softwares e aplicativos, bem como a estrutura de equipamentos, a suportar os projetos propostos em sua estratégia.

Na área de finanças, ajudar a construir um orçamento que viabilize financeiramente a estratégia planejada.

Em marketing, definir ações de divulgação de modo a se posicionar no mercado pretendido, de forma alinhada com a estratégia criada.

Em infraestrutura, oferecer instalações adequadas a todo o escritório, também ajustadas ao planejamento estratégico.

No entanto, não é só no campo estratégico que as áreas administrativas devem dar apoio, mas também no operacional, nas atividades cotidianas.

É fazer com que as instalações funcionem adequadamente: que os computadores trabalhem sem problemas; que as notas de honorários sejam emitidas corretamente e enviadas aos clientes no formato e prazo acordado; que os salários sejam pagos nas datas corretas; que as instalações de trabalho estejam limpas e prontas para o trabalho diário; que o site do escritório esteja sempre atualizado.

É importante compreender que não basta apenas ter um excelente serviço jurídico, apesar de ser extremamente importante.

Escritórios com áreas administrativas competentes oferecem pilares sólidos para o crescimento e solidificação da organização.

Quando os sócios e advogados confiam nas suas áreas de apoio – áreas administrativas – conseguem se dedicar com maior empenho e tranquilidade nas atividades fins, que é a prestação do serviço jurídico, entregando um tralhado de melhor qualidade!

Fonte: Última Instância